Que votre veille ait une visée concurrentielle, commerciale, juridique ou technologique, il est primordial de définir un plan de veille. La qualité de la collecte d’informations et du résultat final de votre démarche de veille en dépend. Voici quelles sont les étapes initiales à suivre pour élaborer un plan permettant une récolte optimale.

Analyser les besoins en informations, préambule incontournable au plan de veille

La préparation est la première étape de votre plan de veille.  Elle démarre par des besoins d’informations précisément définis. Car il est essentiel de commencer par définir vos besoins en informations et de déterminer des thèmes de veille pertinents.

Pour cela vous devez identifier aussi bien les besoins stratégiques et structurels qui sont propres à votre organisation que les besoins particuliers des départements ou de fonctions précises.

Souhaitez-vous être informés en temps réel des activités et publications de vos concurrents ? Désirez-vous surveiller tous les contenus liés à une de vos activités stratégiques ? Un département a-t-il un besoin lié à un but précis, comme la production d’une étude ? Un autre souhaite-t-il s’informer de l’évolution de son métier ?

Plus globalement le recensement de vos forces et faiblesses ainsi qu’une connaissance fine de votre environnement doivent vous permettre d’identifier vos besoins. Avec ces informations en main, vous pouvez définir votre plan de veille. Il doit vous permettre d’identifier les opportunités à saisir pour consolider vos points forts et réduire vos faiblesses, tout en vous dévoilant les opportunités et les menaces apparaissant sur votre marché.

Identifier vos ressources pour les valoriser

Si vous disposez de ressources internes, autant identifier celles qui pourraient vous servir dans le cadre de la veille. Il s’agit ici autant de ressources organisationnelles que de récoltes de données possiblement déjà en place provenant :

• D’une cellule de veille œuvrant déjà dans un service ou un département de la société ;
• Plus simplement d’initiatives personnelles de collaborateurs effectuant leur propre veille informative sur leurs domaines de compétences ou une veille concurrentielle sur leur secteur d’activité ;
• Des outils possiblement déjà utilisés en interne pour la collecte et/ou la diffusion des informations ;
• D’abonnement à des magazines, flux, newsletter, accès à des bases de données…

Le but de cette analyse interne est de définir la pertinence d’intégrer cet existant au plan de veille afin de mettre en commun initiatives et outils au bénéfice de l’ensemble de l’entreprise.

Cibler les sources et paramétrer son plan de veille

Pour alimenter chacun des thèmes de veille définis auparavant, il vous faut maintenant procéder au ciblage des sources, consistant à :

• Dresser une liste des sources les plus pertinentes en regard des besoins ;
• Qualifier ces sources en fonction de leur importance et de leur genre.

Quel que soit le plan de veille, se trouver au plus près d’une source permet de détecter très tôt les signaux faibles. Identifier des tendances ou recueillir des informations cruciales avant la concurrence est un avantage stratégique indéniable. Le recueil sur les moteurs de recherche Internet ou dans la presse sera complété en allant à la source des données. Bases de données spécialisées et rencontres professionnelles permettent en effet de recueillir une matière pertinente et de première main, indisponible ailleurs.

Enfin, le paramétrage de votre plan de veille consiste à :

• Définir acteurs et outils mobilisables pour la collecte ;
• Quantifier le volume souhaité de la récolte d’informations (en rapport avec votre capacité de traitement) ;
• Formuler correctement vos requêtes de recherche pour que moteurs et bases de données les comprennent parfaitement, et renvoient des résultats pertinents.

La mise en place d’un plan de veille demande une disponibilité en temps et en moyens. Cependant, définir d’emblée l’ensemble des éléments ci-dessus permettra par la suite de simplifier le traitement des informations obtenues par une mise en place aisée de filtres et une diffusion à la bonne personne à l’instant T. L’équipe de consultants de KB Crawl est à votre disposition. Nous vous aidons à déployer votre stratégie de veille et à construire un plan de veille pertinent qui vous permettra d’atteindre vos objectifs. Vous avez un projet ? Demandez votre consultation avec un expert de la veille !