L’information prend de la valeur par son utilisation. Mais quel est l’intérêt de la collecte d’information si elle n’est lue par personne ?

La diffusion de l’information, une étape réfléchie

La diffusion se définit par la communication de l’information et peut prendre plusieurs formes. Adaptée au profil du récepteur et de ses besoins comme toute communication concernant les informations issues de la veille, celle-ci doit faire l’objet d’une politique déterminée à l’avance : la diffusion de l’information demande d’être pensée, tout comme chaque étape du cycle de la veille (objectifs, collecte, analyse…).

Les enjeux de la diffusion des résultats de veille stratégique

Les objectifs sont doubles :

D’une part, les utilisateurs vont s’appuyer sur cette information pour apprécier une situation donnée et décider des actions éventuelles à entreprendre. Qu’il s’agisse de décideurs ayant besoin d’une vision stratégique des menaces ou opportunités de leur entreprise, de commerciaux -souhaitant alimenter leurs argumentaires grâce notamment à la veille concurrentielle, ou encore d’ingénieurs et spécialistes de la R&D dont les besoins s’articulent autour de pistes de recherche pour leurs travaux.

D’autre part, on parle bien d’un cycle de la veille car une fois les informations diffusées, les utilisateurs peuvent  émettre un avis sur les résultats de la veille, influençant l’amélioration de ce processus dans son ensemble.

Quelles méthodes utiliser pour diffuser ses informations ?

On peut regrouper l’ensemble des stratégies de diffusion de l’information en deux catégories :

  • Les méthodes « push » : on « pousse » le résultat vers l’utilisateur par l’envoi d’une newsletter, la création d’un flux RSS… Cela donne plus de souplesse au destinataire pour stocker ses informations, mais peut générer chez lui une surcharge d’information.
  • Les méthodes « pull »: l’utilisateur vient vers l’information, sur une interface de stockage.Cela permet au veilleur de créer des produits documentaires plus élaborés et de publier en direct certains résultats, mais cette méthode reste plus contraignante pour l’usager qui doit faire l’effort de se rendre sur l’interface.

Selon les besoins et les profils, ces méthodes et livrables peuvent être adaptés :

  • L’ensemble des collaborateurs, sans distinction, peut recevoir une ou plusieurs newsletters suivant son secteur, ainsi qu’un accès à une plateforme de knowledge management, où l’information n’a pas de traitement, est simple d’accès et mutualisée pour l’entreprise.
  • Le service marketing a besoin de documentation complète à exploiter pour leur propre rédaction d’études.
  • Les commerciaux, plus nomades, préfèrent des livrables facilement consultables sur smartphone ou tablette.
  • La R&D, au contraire, est plus encline à s’informer depuis un ordinateur et recevoir des alertes issues de la veille technologique.
  • La direction dispose de peu de temps pour lire les résultats de veille. La méthode push est alors la plus adaptée, : constituée de synthèses et notes brèves si possible accompagnées d’analyses. Les notifications push sur smartphone sont les plus appréciées par ces utilisateurs au rythme de travail soutenu et aux déplacements fréquents.

Dans tous les cas, il convient d’établir une politique de diffusion de l’information autour de différents facteurs :

  • les destinataires (pour qui et pour quoi j’envoie de l’information ?) ;
  • les supports (quelle forme utiliser ?) ;
  • les canaux de transmissions;
  • la périodicité (un envoi ponctuel ou périodique ?) ;
  • le contenu et son format.

Grâce à la solution de veille KB Platform, la diffusion de l’information est facilitée, permettant notamment de dégager du temps pour l’analyse. Elle offre un espace de stockage et de consultation des informations, sous la forme d’une plateforme de knowledge management et de génération de flux RSS. Les diffusions en « push » sont aussi facilitées, grâce à des modules de création de newsletters et d’alertes mails, mais aussi via une application mobile diffusant des notifications de publications. Les utilisateurs ont également la possibilité de partager les informations qu’ils trouveraient utiles pour d’autres.

Et après ?

La diffusion de l’information récoltée à travers la veille stratégique se transforme en intelligence utilisable concrètement par les différents métiers. Le professionnel de l’information fait ainsi vivre sa veille dans l’entreprise, il lui reste alors à en mesurer la satisfaction de ses utilisateurs, grâce notamment à des statistiques de consultation, et à en adapter ses livrables en conséquence.

N’hésitez pas à nous contacter pour obtenir le lien de visionnage de notre webinaire consacré à la diffusion de l’information.